Datenschutzordnung im Reit- und Fahrverein Hooksiel e.V.
Präambel
Der Reit- und Fahrverein Hooksiel e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins oder der Turnieranmeldung, -planung und -durchführung). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Turnierveranstaltungen, Freizeitaktivitäten und Lehrgängen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen (z.B. Vorname, Nachname, Geburtsdatum). Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Turnierbetrieb der Verbände beantragen und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die im Rahmen der Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen des Vereins und im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit gefertigt werden, dürfen ohne Einwilligung oder Widerruf der Einwilligung veröffentlicht werden.
Die Mitglieder erklären sich damit einverstanden, dass Fotos und Videos seiner Person bei sportlichen Veranstaltungen, Lehrgängen oder Aktionstagen und zur Präsentation von Mannschaften angefertigt werden, veröffentlicht werden. Das Einverständnis erfolgt mit der Aufnahmeerklärung. Ein Widerruf der Veröffentlichung ist jederzeit möglich.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, des erweiterten Vorstands, des Geschäftsführers, des Pressewarts sowie der Reitlehrer mit Vorname, Nachname und Funktion veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Geschäftsführer, Pressewart und bei Bedarf den Reitlehrern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit / Anmeldung eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Geschäftsführer, Pressewart und bei Bedarf die Reitlehrer), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Tätigen im Ehrenamt des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie gemäß der „Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen“ vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 10 Widerspruchsrecht und Auskunftsrecht
Alle Mitglieder haben jederzeit das Recht auf kostenlose Auskunft über die beim Reit- und Fahrverein Hooksiel e.V. gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung dieser Daten.
Es besteht auch ein Recht auf Übertragbarkeit der Daten sowie das Recht auf Beschwerde im Falle eines datenschutzrechtlichen Verstoßes bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de; http://www.lfd.niedersachsen.de
Wenn Mitglieder Fragen haben, die die Datenschutzordnung nicht beantworten konnte, kann jederzeit unter folgender E-Mail-Adresse (kontakt@ruf-hooksiel.de) oder über die im Impressum angegeben Daten Kontakt aufgenommen werden.
§ 11 Erhebung von Daten auf der Website des Reit- und Fahrverein Hooksiel e.V.
Es werden nur personenbezogene Daten verarbeitet und erhoben, wenn diese für die Begründung und inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung des Rechtsverhältnisses erforderlich sind (Bestandsdaten). Personenbezogene Daten über die Inanspruchnahme der Website (Nutzungsdaten) werden nicht erhoben.
§ 12 Datenverarbeitung auf der Website des Reit- und Fahrvereins Hooksiel e.V.
Informationen werden automatisch erhoben und in Log Files gespeichert, die der genutzte Browser an den Websitebetreiber übermittelt. Dies sind Browsertyp/Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL und die Uhrzeit der Serveranfrage. Diese Daten können bestimmten Personen nicht zugeordnet werden. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.
§ 13 Nutzung von Cookies auf der Website des Reit- und Fahrvereins Hooksiel e.V.
Die Internetseiten des Reit- und Fahrverein Hooksiel e.V. verwenden Cookies. Cookies sind Online-Kennungen, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden. Es besteht die Möglichkeit, die Nutzung von Cookies zu unterbinden. Dazu müssen die entsprechenden Einstellungen im Internetbrowser (z.B. Chrome, Edge, Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Safari) geändert werden.
Wir verwenden keine Webanalyse-Tools und werten keine Nutzungsdaten aus. Analyse-Programme oder andere Webtracking-Verfahren zur Verarbeitung Ihres Nutzungsverhaltens werden auf unserer Internetseite nicht eingesetzt.
§ 14 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
